POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LA CONFIDENTIALITÉ

Conformément à la législation en vigueur, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après la « Loi »), Graphco Inc. (ci-après « Graphco » ou « nous ») a adopté une politique visant les renseignements personnels, les documents électroniques et la confidentialité des informations qu’elle obtient dans le cadre de ses opérations (ci-après la
« Politique »).

Graphco prend la protection des renseignements personnels et des informations au sérieux et se fait un devoir de préserver la confidentialité des renseignements échangés avec ses utilisateurs, clients et partenaires.

Graphco a établi une politique de confidentialité rigoureuse qui fait état de la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et transmettons les renseignements que vous nous fournissez dans le cadre des opérations de Graphco.

La présente politique vise ainsi à énoncer les méthodes et moyens mis en place par Graphco pour respecter le cadre législatif applicable aux renseignements personnels et à la confidentialité des informations qu’elle obtient de la part de ses utilisateurs, clients et partenaires.

En vertu de la Loi, est un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.

Dans le cadre de nos activités et de la prestation de nos services, nous collectons, utilisons et traitons différents types de renseignements personnels, notamment :

• Des coordonnées, comme un nom, une adresse postale, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
• Des renseignements financiers, des renseignements relatifs à la facturation, des renseignements relatifs à votre institution financière;
• Si vous postulez un emploi chez Graphco, notamment; votre curriculum vitae, le nom de vos anciens employeurs et institutions que vous avez fréquentées,
• Des documents officiels permettant de vous identifier (permis de conduire, passeport, ou autre preuve officielle d’identité, par exemple);
• Tout autre renseignement personnel fourni.

Manière de collecter les renseignements personnels

Les renseignements personnels sont collectés au cours de la prestation de services offerte par Graphco.

Lorsque nous collectons des renseignements personnels, nous demandons votre consentement et ce, par divers moyens, par exemple soit en remplissant un formulaire, soit en cliquant sur une autorisation de façon électronique, ou par tout autre moyen nous assurant que vous donniez un consentement éclairé à nous transmettre de tels renseignements.

Par ailleurs, lorsque nous communiquons avec vous ou que vous communiquez avec nous dans le cadre de la réalisation d’un mandat professionnel que vous nous aviez confié, nous présumons alors que vous consentez à nous transmettre des renseignements personnels vous concernant aux fins de la réalisation de ce mandat.

Toute action qui se rapporte à une inscription ou à un formulaire de contact nécessite la transmission volontaire de vos renseignements personnels. Lorsque ces renseignements sont obligatoires au traitement de votre demande, vous êtes avisé directement sur le formulaire à remplir.

Nous utilisons vos renseignements personnels conformément à la législation présentement en vigueur au Québec eu égard à la protection des renseignements personnels, et aux seules fins mentionnées dans cette Politique.

Graphco n’utilise et divulgue vos renseignements personnels que lorsqu’elle a obtenu votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi. Ces renseignements personnels sont utilisés pour communiquer avec vous, vous fournir les services ou les renseignements que vous avez demandés ou vous transmettre des informations susceptibles de vous intéresser.

Aucune information n’est vendue, diffusée, échangée ou communiquée à des tiers à moins que la loi l’exige ou que vous donniez votre consentement, et sauf les cas mentionnés à la présente Politique.

Vos renseignements personnels sont ainsi notamment utilisés pour :

• Communiquer avec vous par courrier électronique, téléphone, rencontre virtuelle, message texte ou autres formes équivalentes de communication électronique ou sous forme de communications informatives liées aux fonctionnalités, produits ou services, y compris les mises à jour de logiciels ou de sécurité, lorsque cela est nécessaire ou raisonnable pour leur mise en œuvre;
• Pour effectuer des paiements et procéder à la facturation, ces renseignements étant ensuite communiqués à nos prestataires de services financiers, le cas échéant;
• Personnaliser automatiquement vos documents avec vos coordonnées ou renseignements personnels;

Tous les renseignements personnels que nous recueillons, quels qu’ils soient, sont confidentiels et le resteront. Aucune information n’est transmise à une personne qui n’agit pas comme employé, mandataire, sous-traitant, entrepreneur, prestataire de services, pour ne nommer que ceux-là, pour le compte de Graphco, sauf si la loi nous y oblige.

Nous partageons vos renseignements personnels avec certains tiers de confiance, dont :

• Des tiers fournisseurs qui offrent des services informatiques et internet, des services financiers, des services de vérification de crédit et d’autres services. Nous fournissons seulement les renseignements nécessaires pour l’exécution de leur mandat et nous nous assurons qu’ils prennent les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements qui leur sont transmis;
• Nos conseillers professionnels, lorsque des renseignements personnels doivent leur être partagés pour la réalisation d’un mandat spécifique qui leur est confié.

Ce faisant, vos renseignements personnels sur papier sont conservés exclusivement à nos bureaux.

 

Vos renseignements personnels sont aussi stockés dans nos bases de données (y compris par stockage local), les bases de données d’entreprises affiliées ou les bases de données gérées par des tiers fournisseurs de services. Ces fournisseurs sont situés au Canada et peuvent aussi être situés à l’étranger, y compris aux États-Unis. Ces données seront automatiquement transférées vers ces bases de données, en conformité avec la législation applicable. En naviguant sur notre site Web, vous consentez à de tels transferts transfrontaliers de renseignements personnels aux États-Unis et dans d’autres territoires.

Nous nous efforçons de veiller à ce que les renseignements personnels que nous transmettons au Canada et, de façon exceptionnelle, hors du Canada, via nos partenaires, soient adéquatement protégés. Nous veillons à ce que nos partenaires utilisent des mécanismes de protection de confidentialité et de sécurité au moins aussi performants et sécuritaires que ceux que nous utilisons.

Vos renseignements personnels sont conservés tout au long de la durée du mandat de la prestation de service et pour l’accomplissement des finalités pour lesquels ces renseignements ont été récoltés.

En vertu des règles qui nous gouvernent, nous sommes également tenus de conserver les dossiers de nos clients pendant une durée minimale de sept (7) ans suivant la fermeture de leur dossier.

Compte tenu de l’importance de protéger vos renseignements personnels, nous maintenons des mesures de protection physiques et administratives dans nos bureaux et locaux d’entreposage. Tous les représentants de Graphco et les tiers fournisseurs dont nous retenons les services et qui traitent de renseignements personnels, sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels.

Les renseignements personnels sur support électronique sont protégés par des moyens technologiques efficaces, tels que des mots de passe, des murs pare-feu, des logiciels antivirus et autres logiciels de protection, qui sont mis à jour régulièrement par nos partenaires experts en informatique.

En tant qu’utilisateur ou client, vous disposez d’un droit d’accès, de portabilité, de rectification ou d’effacement de vos renseignements personnels, ainsi que d’un droit de retrait du consentement à certains traitements desdits renseignements. Si certains de ces droits s’appliquent de manière générale, d’autres ne s’appliquent que dans certaines circonstances bien précises. Ces droits se décrivent comme suit :

Droit d’accès aux renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels, d’obtenir une copie des renseignements personnels que nous traitons et d’obtenir des informations sur le traitement interne des renseignements personnels que nous réalisons. Dans le cas où vous demandez à connaître les renseignements personnels que nous traitons, nous vous fournirons gratuitement les informations suivantes : les objectifs du traitement, les catégories de renseignements personnels traitées, les catégories de personnes qui ont accès à vos renseignements personnels, le ou les destinataires des renseignements personnels, la durée de conservation des renseignements personnels et des informations sur les transferts de données.

Chaque demande faite à cet égard doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante :info@graphco.ca.

Vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que vos renseignements personnels sont traités ou non et, le cas échéant, l’accès à vos renseignements personnels. Le responsable du traitement vous fournira une copie des renseignements personnels traités et ce, dans un délai raisonnable.

Droit à la portabilité des renseignements personnels

Vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur. Chaque demande faite à cet égard doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante : info@graphco.ca.

Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour donner suite à votre demande, étant toutefois entendu que des difficultés pratiques sérieuses pourraient limiter notre capacité à y donner suite.

Droit de rectification

Vous avez le droit, si nécessaire, de faire modifier, supprimer ou restreindre vos renseignements personnels. Chaque demande faite à cet effet doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante : info@graphco.ca.

Veuillez noter que nous pouvons rectifier, reconstruire ou supprimer des renseignements incomplets ou inexacts à tout moment, à notre propre discrétion. Vous avez le droit d’obtenir de notre part, dans un délai raisonnable, la rectification de renseignements personnels inexacts. Vous avez le droit, en tenant compte des finalités du traitement, de compléter des renseignements personnels incomplets, notamment en nous fournissant une déclaration supplémentaire à cet égard.

Droit au retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels à tout moment. Dans ce cas, s’il n’y a pas d’intérêt légitime prépondérant à poursuivre le traitement de vos renseignements personnels (par exemple pour respecter nos obligations juridiques, résoudre des litiges, mettre en œuvre nos accords, etc.) et que lesdits renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la finalité initialement poursuivie, nous supprimerons vos renseignements personnels.

Chaque demande faite à cet égard doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante info@graphco.ca. En outre, vous avez le droit d’obtenir de notre part la suppression de vos renseignements et nous nous engageons à supprimer vos renseignements personnels dans un délai raisonnable. Vos données d’utilisateur seront supprimées dans un délai raisonnable suivant la fermeture de votre compte. Toutefois, le retrait de votre consentement pourrait mettre fin à notre prestation de services ou de biens dans les cas où nous ne sommes plus en mesure d’accomplir adéquatement notre mandat. Enfin, vous reconnaissez que certains renseignements personnels fournis dans le cadre d’une prestation de services ou de biens doivent être conservés à nos dossiers, en respect des règles qui gouvernent notre profession et de la législation applicable

Droit de refus

Vous pouvez nous demander de ne pas vous envoyer de communications commerciales et de ne pas utiliser vos renseignements personnels lorsque nous effectuons un profilage à des fins de marketing direct. Vous pouvez refuser de recevoir des bulletins d’information électroniques et d’autres communications commerciales en suivant les instructions de refus qui vous sont fournies dans ces courriels ou en envoyant une demande à cet égard à l’adresse suivante : info@graphco.ca.

Prenez note que les messages relatifs aux comptes transactionnels ne seront pas affectés et ce, même si vous refusez nos communications commerciales.

Nous conservons les renseignements aussi longtemps qu’il est nécessaire pour fournir les services demandés par nos clients et d’autres parties, résoudre les litiges et mettre en œuvre nos accords et ce, sous réserve de toute obligation légale de conserver plus longuement ces informations.

Les renseignements associés à votre compte sont généralement conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires à la prestation de nos services, ou jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer ou que votre compte soit supprimé, sous réserve de nos obligations légales de conservation. Ils sont ensuite détruits de façon sécuritaire.

Si vous avez une plainte à formuler concernant l’application de la présente Politique, vous pouvez la transmettre par écrit en vous adressant au responsable de la protection des renseignements personnels indiqué ci-dessous. Une telle plainte sera traitée conformément à la législation présentement en vigueur.

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à la présente Politique en tout temps. Nous vous invitons donc à consulter fréquemment cette Politique.

Madame Johanne Emery, vice-présidente de la société Graphco Inc. est la responsable de la protection des renseignements personnels désigné par notre société. Ses coordonnées sont les suivantes : jemery@graphco.ca, téléphone : (450) 378-2623.

L’adresse de notre société est le : 700, rue Cowie, Granby (Québec), J2G 3X6

Dernière mise à jour : Décembre 2023